11 заповідей Word

1. Не вставляйте зайві пробіли

При зміні форматування, можливо, доведеться ставити чи прибирати їх заново.

1. Щоб поставити відступ першого рядка, використовуйте трикутний маркер або виберіть пункт меню Формат | Абзац ... У полі Відступ | Перший рядок і задайте потрібне значення. Стандартний відступ - 1,27 см. Не використовуйте для вставки відступів табулятори.

  2. Щоб текст був по центру сторінки або праворуч, клацніть по потрібному кнопці на панелі інструментів.

  3. Щоб відокремити звання від підпису, наприклад: "Директор Іванов", після звання натисніть клавішу Tab. Тепер клацніть по лінійці. З'явиться чорний маркер у вигляді куточка. Додаткові параметри (вирівнювання, заповнювач) налаштовуються через пункт меню Формат | Табуляція.

  Таким простим способом можна форматувати цілі таблиці. При необхідності через пункт меню Формат | Табуляція можна вибрати будь-які наповнювачі для порожнього простору та вирівнювання. Щоб видалити маркер, перетягніть його за межі екрану.

4. Щоб текст був в правому кутку, але вирівняний по лівому краю, посуньте квадратний маркер праворуч або виберіть пункт меню Формат | Абзац ... У полі Відступ зліва виберіть потрібне значення.

5. Щоб поєднання "4 км", "м. Перм" в кінці рядка не розривалися, замість пробілу після цифри і символу населеного пункту вставте нерозривний пробіл Ctrl+ Shift + Пробіл

Вставляйте завжди нерозривні пробіли після скорочень населених пунктів "р." (Місто), перед скороченнями вимірювальних величин "км" (кілометр), між ініціалами і прізвищем А.Б. Іванов, при відділенні розрядів чисел 1000000, після знака номера №.

6. Щоб текст йшов вразрядку (УВАГА), виберіть пункт меню Формат | Шрифт ... Закладка Інтервал. У полі Інтервал виберіть значення Розріджений і задайте потрібну відстань між літерами. При цьому слова, що йдуть вразрядку в тексті, переносяться правильно.

Щоб прибрати всі зайві пробіли та табулятори на початку і кінці рядків, виділіть текст, задайте вирівнювання по центру і поверніть вирівнювання.

Щоб прибрати всі зайві пробіли по всьому тексту, виберіть пункт меню Правка | Замінити. У полі Знайти введіть два пробілу (натисніть два рази на пробіл). У полі Замінити на введіть один пробіл. Натисніть кнопку Замінити все. Натисніть ще раз - можливо, у тексті були потрійні пробіли.

Увімкніть відображення невидимих символів для їх перегляду ¶. Тоді прогалини відображаються точками "•", табуляція - стрілочкою ">", нерозривний пробіл - гуртком "°".

2. Не вставляйте зайві абзаци (не тисніть зайвий раз Enter)

При зміні форматування, можливо, доведеться ставити чи прибирати їх заново.

1. Щоб встановити відстань перед (після) заголовком глави, розділу, змініть Формат | Абзац ... У полі Інтервал | Перед (Після), змініть значення на більше.

2. Щоб текст (наприклад, нова глава) завжди йшов з початку сторінки, виберіть пункт меню Вставка | Розрив | Почати нову сторінку.

Другий варіант - виберіть пункт меню Формат | Абзац ... Закладка Положення на сторінці. Поставте галочку в полі З нової сторінки.

3. Щоб заголовок глави, розділу не залишався внизу попередньої сторінки, виділіть його, виберіть пункт меню Формат | Абзац ... Закладка Положення на сторінці. Поставте галочку в полі Не відривати від наступного.

3. Не нумеруйте вручну абзаци

При їх перестановці або вставці нового абзацу доведеться перенумеровані все вручну.

Щоб автоматично пронумерувати рядки, виділіть потрібні, клацніть по кнопці Нумерація на панелі інструментів або виберіть пункт меню Формат | Список ... Через меню можна автоматично створювати складні багаторівневі списки виду "1.1", "1.1.1" або автоматично доповнювати потрібними символами "Глава 1", "Глава 2".

4. Не вставляйте вручну переноси слів

Щоб автоматично розставити переноси по всьому тексту, виберіть пункт меню Сервіс | Мова | Розстановка переносів ... Поставте галочку в полі Автоматична розстановка переносів.

Іноді не переносяться слова, написані через дефіс (чорно-білий). Вставте в потрібному місці м'який перенос - натисніть Ctrl + «-» (знак тире).

Якщо слова не переносяться, перевірте мова документу Сервіс | Мова | Вибрати мову ... Виберіть російську мову, зніміть галочку в полі Не перевіряти правопис, поставте галочку в полі Визначати мову автоматично.

Якщо слова не переносяться, виберіть пункт меню Формат | Абзац ... Закладка Положення на сторінці. Зніміть галочку в полі Заборонити автоматичне перенесення слів.

У заголовках переноси не ставляться - поставте галочку в полі Заборонити автоматичне перенесення слів.

5. Не нумеруйте сторінки вручну

1. Виберіть пункт меню Вставка | Номери сторінок.

2. Щоб змінити формат номера сторінки, клацніть по ній 2 рази або виберіть пункт меню Вид | Колонтитули. Клацніть по рамці номери сторінки, змініть формат. Щоб повернутися до тексту, клацніть 2 рази в будь-якому місці тексту.

3. Щоб видалити номери сторінок по всьому тексту, перейдіть в колонтитули, клацніть по рамці номери сторінки, натисніть Del.

6. Не вставляйте виноски вручну

1. Виберіть пункт меню Вставка | Посилання | Виноска ... (Word 97 - Вставка | Виноска ...).

2. Винесіть цю кнопку на панель інструментів.

7. Не набирайте заново вже набраний текст

1. Якщо помилилися в наборі або видалили потрібний текст, виберіть пункт меню Правка | Відмінити.

2. Якщо який-небудь текст був набраний раніше, навіть в іншому документі, знайдіть його, виділіть, виберіть пункт меню Правка | Копіювати. Перейдіть у потрібне місце документа, виберіть пункт меню Правка | Вставити. Щоб виділити весь текст, виберіть пункт меню Правка | Виділити все.

3. Використовуйте перетягування тексту - виділіть текст, підведіть курсор до виділеного тексту, натисніть кнопку миші. Тягніть виділений фрагмент в потрібне місце і відпускайте. Тримайте Ctrl при буксируванні, щоб скопіювати текст в нове місце, а не перенести.

8. Активніше за використовуйте клавіатуру

Багато дій виконуються набагато швидше за допомогою клавіатури, а не миші.

1. Використовуйте клавіші курсора , щоб переміщатися по тексту. Щоб переміститися на ціле слово, натискайте Ctrl.

2. Використовуйте клавіші Home, End, щоб переміститися в початок, кінець рядка. Щоб переміститися в початок, кінець документу, разом з цими ж клавішами притримайте Ctrl.

3. Використовуйте клавіші Pege Up, Page Down, щоб переміститися на сторінку вгору, вниз.

4. Тримайте Shift і використовуйте вищеперелічені клавіші для швидкого виділення тексту. Наприклад, щоб виділити фрагменти тексту від поточного місця до початку рядка, натисніть + Home. Щоб виділити слово, два рази клацніть по ньому мишею.

5. Щоб виділити за допомогою миші шматок тексту на декількох сторінках, не перескакуючи кілька зайвих сторінок, клацніть мишею на початку тексту, натисніть Shift. Перемотайте коліщатком або смугою прокрутки документ на потрібне місце, клацніть мишею в кінці тексту. Точно так само можна виділяти файли в Провіднику.

6. Використовуйте клавіші Shift + Del (Ctrl + X), щоб вирізати текст в буфер обміну.

Зверніть увагу на поєднання клавіш, зазначені в меню. Наприклад, зберегти документ можна, вибравши пункт меню Файл | Зберегти. Можна клацнути по кнопці на панелі інструментів. А можна натиснути Ctrl + S, що набагато швидше. Будь-яким командам можна присвоїти будь-які потрібні сполучення клавіш - Сервіс | Налаштування | Команди | Клавіатура ...

7. Не вставляйте російські букви й цифри замість латинських літер для введення римських цифр. Замість російської Ш набирайте три латинських III, замість Y - V, замість 1 - I і т.д.

9. Частіше використовуйте стилі

Використовуйте оформлення тексту стилями. Однотипні елементи (заголовки, підзаголовки глав, розділів, підписи, дати) позначайте одним стилем - це допоможе при зміні їх швидкого одночасного форматування. Виділення стилями дозволяє автоматично збирати зміст з усіма заголовками і акуратно проставленими номерами сторінок.

Не змінюйте шрифт, вирівнювання заголовків, позначених стилями, натисканням кнопок на панелі інструментів. Щоб змінити формат заголовків по всьому тексту, наприклад, зробити вирівнювання по центру замість лівого, досить буде змінити формат стилю - пункт меню Формат | Стилі та форматування. (Word 97 - Формат | Стиль ...) Після цього всі заголовки одночасно змінять свій вигляд.

Сервіс | Параметри автозаміни ... (Word 97 - Формат | Автозаміна ...) Закладка Автоформат при вводі, у полі Автоматично при введенні визначати стилі зніміть галочку.

10. Не створюйте вручну змісту

При зміні форматування, додавання нових розділів, сторінок доведеться все переробляти вручну.

  1. Помітьте заголовки глав стилем "Заголовок 1". Помітьте підзаголовки стилем "Заголовок 2". При необхідності змініть шрифт, вирівнювання, інтервали - пункт меню Формат | Стилі та форматування. (Word 97 - Формат | Стиль ...)

2. Виберіть пункт меню Вставка | Посилання | Зміст і покажчики ... (Word 97 - Вставка | Зміст і покажчики ...) Закладка Зміст. Виберіть потрібний вид.

3. Після зміни, вставки нових заголовків, зміни сторінок клацніть правою кнопкою по змісту, виберіть пункт меню Оновити поле.

Збірка та оновлення змісту на великих текстах і на слабких машинах може зайняти тривалий час.

11. Не створюйте вручну покажчики термінів (іменні, географічні)

При зміні форматування, додавання нових розділів, сторінок доведеться все переробляти вручну.

1. Виділіть потрібний термін. Натисніть Alt + Shift + X. Натисніть кнопку Позначити або Позначити всі, щоб позначити таким чином однакові терміни по всьому тексту.

Натисніть кнопку ¶, щоб було видно коди - (ХЕ "термін").

2. Виберіть пункт меню Вставка | Посилання | Зміст і покажчики ... (Word 97 - Вставка | Зміст і покажчики ...). Закладка Покажчики. Виберіть потрібний вид.

3. Після вставки, зміни термінів, зміни сторінок клацніть правою кнопкою по вказівником, виберіть пункт меню Оновити поле.

4. Щоб вставити ще один вказівник, його терміни треба позначати особливим чином - додати тип покажчика - (ХЕ "термін" \ f "а"). Текст покажчика буде формуватися кодом - (INDEX \ f "а"). Таким способом можна вставляти скільки завгодно типів покажчиків. Код формування покажчика можна побачити, натиснувши правою кнопкою по вказівником і вибравши пункт меню Коди / Значення полів.

Збірка та оновлення покажчика на великих текстах і на слабких машинах може зайняти тривалий час.

Висновок

Не лінуйтеся читати довідку - виберіть пункт меню Довідка | Довідка: Microsoft Word. У довідці в будь-який момент можна знайти рішення проблеми, почерпнути нові знання. Все, що є в цьому тексті, є і в довідці.

Запам'ятайте клавішу F1- так довідка викликається в будь-якій програмі, в будь-якому її вікні.

Покладіть або повісьте цей текст на видному місці.

Спробуйте почати виконувати дані поради - набирати, форматувати тексти в Word'e можна набагато швидше і акуратніше.